Cara azienda, che stai per riaprire la stagione alberghiera, e tratti i miei dati in vari modi (digitalmente, li scrivi su un registro, li metti in un planning cartaceo, ecc…) allora mi devi fornire una dichiarazione del come e del perché tratti questi dati.
Questa dichiarazione si chiama “informativa” e la sua spiegazione è contenuta nell’art. 13 del D.lgs. n. 196/2003.
Andando subito al punto durante il check-in di una struttura ricettiva (hotel, B&B, agriturismo, ecc…) dovremo in qualche modo informare il cliente su cosa ci facciamo dei suoi dati.
Chiariamo subito che tali informazioni, pur consentendo la loro divulgazione in forma verbale, è auspicabile vengano date in forma scritta.
La forma scritta è la scelta migliore considerando che l’informativa deve contenere le seguenti notizie:
- Devo informare il cliente sulle finalità e modalità con cui tratto i dati e sui sui sacrosanti diritti
- Devo informare il cliente sull’obbligatorietà o meno dei dati che gli sto richiedendo e sulle conseguenze se tali dati non mi vengono forniti
- Devo informare il cliente sui soggetti ai quali potrò trasferire/comunicare tali dati
- Devo informare il cliente su chi sia il titolare ed eventualmente il responsabile del trattamento
Direi che a voce potrebbe essere particolarmente complicato.
Inoltre sarebbe impossibile dimostrare l’avvenuto adempimento in caso di contestazioni.
Passiamo subito alla nota dolente.
La mancata o inidonea informativa viene punita con sanzione da 6000,00 a 36000,00 euro.
Ho attirato la vostra attenzione?
Bene, adesso andiamo a costruire la nostra informativa che dovrà essere tenuta alla reception in bella vista ed in più lingue ovviamente.
Direi di iniziare spiegando al cliente su cosa lo stiamo informando.
Gentile Cliente il D.Lgs n. 196/2003 (“Codice in materia di protezione dei dati personali”) prevede la tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali.
Poi lo tranquillizzerei dicendogli che noi ci teniamo alla salvaguardia dei sui dati.
La vogliamo informare che i suoi dati verranno trattati nel rispetto di tale codice cioè in modo lecito, corretto, trasparente e con la massima tutela sulla riservatezza degli stessi.
Iniziamo a farci una domanda: come li trattiamo questi dati? Solo in modo cartaceo? Anche con l’ausilio di strumenti informatici? (con strumenti informatici si intende anche un foglio di Excell, una lista di mail, un foglio di Word che uso per emettere la RF, ecc…)
Il trattamento sarà effettuato in forma cartacea ed anche con l’ausilio di mezzi informatici.
Ed ora gli spieghiamo le finalità per cui trattiamo i suoi dati.
Trattiamo i tuoi dati al fine di fornire servizi di ospitalità nella fattispecie:
- per adempiere all’obbligo previsto dall’articolo 109 del R.D. 18.6.1931 n. 773, che ci impone di registrare e comunicare alla questura le generalità dei clienti alloggiati;
- per adempiere ai vigenti obblighi amministrativi, contabili e fiscali;
- per espletare la funzione di ricevimento di messaggi e telefonate a lei indirizzati;
- per inviarle nostri messaggi promozionali e aggiornamenti sulle tariffe e sulle offerte praticate.
- per tutti le altre finalità che vi vengono in mente.
Poi dobbiamo dire al cliente per quali di queste finalità il trattamento è obbligatorio e per quali non lo è.
Per i punti 1 e 2 il trattamento è obbligatorio e per gli altri punti è facoltativo.
Diciamo poi al cliente a chi potremmo dover trasferire i suoi dati o parte di questi o/e chi potrebbe venirne a conoscenza.
I suoi dati potranno essere comunicati per eseguire gli obblighi derivanti dal contratto anche a imprese, società, persone fisiche che collaborano alla realizzazione del Servizio
Ad esempio se voi vi avvalete di una società che si occupa della contabilità dovrete obbligatoriamente trasferire a questi le fatture emesse con il nome del cliente, la data di arrivo, la data di partenza, gli addebiti extra, ecc…
In ultimo inserite le tutele previste dalla legge.
La informiamo che lei puoi esercitare in ogni momento i suoi diritti di cui all’art.7 (Diritto di accesso ai dati personali e altri diritti) del Codice che riportiamo integralmente.
Firmate il tutto specificando chi sia il titolare del trattamento.
Il titolare del trattamento è l’Hotel Bella Speranza srl in via del Belpaese 44, Napoli, PI 11111111
Non è stato difficile vero?
Comunque è importante che vi dica un paio di cose che potrebbero farvi risparmiare un sacco di soldi.
- I vecchi modelli di schedina PS NON POSSONO ESSERE UTILIZZATI COME INFORMATIVA
- L’informativa che qualche web master vi ha messo sul sito internet non può essere utilizzata come informativa durante il check-in. Sono 2 cose diverse.
- Non copiate le informative degli altri hotel.
Contattaci per vedere la nostra soluzione sugli hotel
